|
|
|
|
|
|
Untitled Document
Doküman Yönetim Sistemi'nin yararları nelerdir?
Doküman Yönetim Sistemini bünyesinde verimli bir şekilde kullanan kurumlar; kırtasiye, haberleşme, insan kaynağı, depolama giderleri, ofis kullanım alanları gibi maliyetlerinde büyük tasarruflar elde eder.
Aynı zamanda, işlerin aksamadan ve kesintiye uğramadan çok hızlı bir şekilde yürütülmesi de kurumlara katma değer katar ve kurum saygınlığını önemli ölçüde arttırır.
Çalışanların işlerine yoğunlaşarak yapmasını sağlar ve şirket içi sinerjiyi, takım çalışmasını arttırır.
- Dokümanların ortak bir veri deposunda toplanması ile yönetilebilir ve kolayca arşivlenebilir güvenli ortak bir Kurum Hafızası oluşturur.
- Oluşturulan dokümanların kontrolü ve veri tekrarlarını önlemesi ile gereksiz doküman yığınlarını engelleyerek, içerik açısından doküman kalitesinde artış sağlar ve maliyetleri düşürür.
- Kurum içi işlemlerin tüm aşamalarında, bilgi akışına olanak veren iş akışı yönetimini sağlar.
- Tanımlı iş akışı yolları ile aşama aşama dolaşım esnasında tıkanan onaylanmayan noktaları dahi izleyerek, gerektiğinde müdahale ederek dokümanların zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaşımını sağlar.
- Kritik iş uygulamalarında daha güçlü ve verimli takım çalışması oluşturarak kurum hizmet kalitesini arttırır.
- Kurumsal düzeyde veri ve içerik bütünlüğünde artış ve uyum ile olaylara karşılık vermeyi hızlandırır.
birikim DYS çözümleri hakkında geniş bilgi için tıklayınız. |
|
|
|
|
|
|
|
|
Untitled Document
Form İşleme Sistemi nedir?
Bir firmanın ya da kurumun organizasyonu dâhilinde kullandığı:
- El yazısı ya da bilgisayar karakteri ile doldurulmuş alanlara sahip Barkod, seçenek kutuları (radio box), onay kutuları (check box), ıstampa. gibi alanlar içeren
- İmza alanı olan
... gibi bilgi toplama ve iletme amaçlı kullanılan, adetli sayıdaki formlarının elektronik ortama alınarak; ICR (Intelligent Character Recognition) ve OCR (Optical Character Recognition) teknolojileri ile işlenip, bilgilerin ilgili veri tabanına ya da doküman yönetim sistemlerine aktarılması işlemine FORM İŞLEME diyoruz.
Form üzerindeki bilgilerin el ile girilmesi: Birçok şirket için yüksek maliyeti de beraberinde getirir. Bu işlem için çok sayıda operatör gerekmekte, giriş işlemini zaman almakta ve üstelik tüm bu yüksek maliyet ve zaman almasına rağmen, hata oranları da oldukça yüksek olmaktadır.
Form üzerindeki bilgilerin Form İşleme Sistemleri (ICR, OCR) ile girilmesi: Optik ve akıllı karakter okuma desteği ile insan gücü üzerindeki yükün büyük kısmını kaldırır ve ham veriden bilgiye ulaşma yolunda kuruma hız ve ekonomi sağlar. Çok yüksek adetlerdeki formlar, el ile girilmeye kıyasla çok az iş gücü ile dakikalar hatta saniyeler içerisinde minimum hata oranlarında ilgili veri tabanına ya da doküman yönetim sistemlerine aktarılır.
Detaylı bilgi için tıklayınız.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Untitled Document
Gartner Group 'un 1997 yılında yaptığı araştırma sonuçlarına göre:
Şirket çalısanları, haftada 8 saatlerini dolayısı ile toplam çalışma süresinin %20'sini belge yönetimi için harcıyorlar. Bugün ise bu oranın çalışma saatlerinin yüzde %20-30'unu olusturduğu, önümüzdeki yıllarda da %30-40'ını alacağı tahmin ediliyor.
Bugün şirket ve kurumlarda DYS kurmak çok ciddi maliyet tasarrufunu da beraberinde getiriyor. Orta düzeyde bir çalışanin, yılda 10.000$'lik ortalama bir istihdam gideri olduğunu varsayarsak; zamanının %20'si doküman yönetimi işleri için harcaması durumunda, yılda 2000$ görünmeyen maliyeti vardir. 100 eleman istihdam eden bir şirkette ise kayıp 200.000$'la ifade edilebilir.
İnsan kaynaklarının maliyetine ek olarak elektronik veya kâgıt ortamında belge işleme maliyetlerini de düşünürsek, DYS uygulaması olmayan bir kurumda Gartner'a göre;
· Ortalama olarak bir belge, kâgit veya elektronik ortamda 9 ile 11 kez arasında kopyalanıyor ve maliyeti 18$ .
· Belgelerin dosyalanma maliyeti belge başına 20$ .
Yanlış dosyalanmış bir belgenin bulunmasının maliyeti 120$ .
· Kaybolmuş veya bulunamayan belgelerin maliyeti ise bilinmiyor... |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
