Doküman Arşivleme

Doküman arşivleme sistemi; “mümkün olan en az kâğıt kullanımı” düşüncesi ile bağlantılı olarak, bir firmanın ya da kurumun organizasyonu dâhilinde oluşturulan, tüm elektronik ve kağıt dokümanlarının; hayat döngüsü boyunca elektronik ortamda izlenmesi ve saklanmasıdır.
Bir kurum için en önemli değerlerden biri arşividir. Kurum içi ya da kurum dışı evrakların içindeki bilgilerin nasıl saklandığı, nasıl ve ne kadar çabuk erişildiği ve tekrar kullanılıp kullanılamadığı ise arşivin ne kadar değerli olduğunu belirleyen unsurlardır. Çoğumuz için arşiv sadece evraklar ve klasörleri çağrıştırır ancak pek çok kurum için arşiv kâğıt evrakların yanında; fotoğraf, ses kaydı, video, elektronik posta ve dokümanlar gibi saklanması gereken diğer dosyaların da bulunduğu bir bütündür. İşte bu nedenle tüm bu değerli bilginin doğru şekilde işlenmesi, saklanması ve değerlendirilebilmesi için bir doküman arşivleme sistemi gerekmektedir.
Her gün binlerce dokümanın üretildiği, işlendiği ve saklandığı bir ortamda kayıplar, zamanında gereken bilgiye ulaşamama ve dolaşım sorunları; büyük maliyetlere neden olmaktadır. Doküman arşivleme sistemi de dokümanın ve bilginin şekli ne olursa olsun onu en uygun şekilde işleyip saklamak ve arandığında isim, konu, tarih, yazar, müşteri, ilgili gibi türlü ayrıntıda bilgilerle ulaşabilmek için kullanılan sistemdir. Elektronik doküman arşivleme çözümümüz bunlara ek olarak dosyaların içeriğinden indekslenmemiş metinleri de bulmak gibi harika bir özellik sunar.

Doküman Arşivleme Çözümüne ihtiyacınız var mı?

1. Kurum ya da kuruluşunuzdaki herhangi bir üye bir diğerinin ürettiği dokümana kolayca ulaşabiliyor mu?
2. Eğer anında ulaşamıyorsa istediği dokümanı bulması ne kadar sürüyor? 
3. Bir dizi belgeyi listeleyip sadece isimlerine bakarak içeriklerini tam olarak bilebilir misiniz? 
4. Tüm dokümanlarınızın isimleri ile müşteriler açıkça anlaşılacak şekilde ilişkilendirilmiş durumda mı? 
5. Bilgisayar ağınızda ya da ofisinizin içinde dağılmış bulunan dokümanları kolayca toparlayıp sınıflandırabiliyor musunuz? 
6. Tüm belgelere; fiziksel konumlarından, ilgili konu ve şekilden bağımsız olarak ve tek bir noktadan erişebiliyor musunuz? 
7. Her bir sorumlu personelin ya da yöneticinin bulunduğu konum ya da rolden herhangi bir çeşit belgeyi (tablo, grafik veri, yazışma, resim, veritabanı bilgisi, web sayfası vb.) yetkilendirildiği şekilde görmesini sağlayabiliyor musunuz?
8. Kullanılmayan belgeler, sık sık erişilen belgeler gibi saklanmaya ve yer kaplamaya devam ediyor mu? 
9. Hiç belgelerinizin kaybolduğu durumlar oldu mu? 
10. Herhangi bir konuya ilişkin; farklı bölümlere, kişilere, tarihlere ya da formata ait birçok dokümanı aynı anda tek bir doküman oluşturmak için derlemeniz gerekti mi?
11. Üzerinde bir ekibin çalışmakta olduğu bir belgeniz var ve siz hanginizin elindekinin geçerli kopya olduğunu bilmiyorsunuz! Bu durum hiç başınıza geldi mi?

Eğer bu soruların bir kısmına bile yanıt verirken zorlanıyorsanız doküman arşivleme çözümüne ihtiyacınız var demektir.

InfoStore ürününün pdf dokümanı için lütfen tıklayınız.