Doküman Yönetimi nedir?
Doküman yönetimi; “mümkün olan en az kâğıt kullanımı” düşüncesi ile bağlantılı olarak, bir firmanın ya da kurumun organizasyonu dâhilinde oluşturulan, tüm elektronik dokümanlarının; ilk oluşturulma tarihinden son arşiv tarihine kadar ki, hayat döngüsü boyunca elektronik ortamda izlenmesi, saklanması ve yönetilmesidir.
Bir kurum için en önemli değerlerden biri arşividir. Kurum içi ya da kurum dışı evrakların içindeki bilgilerin nasıl saklandığı, nasıl ve ne kadar çabuk erişildiği ve tekrar kullanılıp kullanılamadığı ise arşivin ne kadar değerli olduğunu belirleyen unsurlardır. İşte bu nedenle tüm bu değerli bilginin doğru şekilde işlenmesi, saklanması ve değerlendirilebilmesi için bir doküman yönetim sistemi (DYS) gerekmektedir.
Her gün binlerce dokümanın üretildiği, işlendiği ve saklandığı bir ortamda kayıplar, zamanında gereken bilgiye ulaşamama ve dolaşım sorunları; büyük maliyetlere neden olmaktadır. Doküman yönetim sistemi de dokümanın ve bilginin şekli ne olursa olsun onu en uygun şekilde işleyip saklamak ve arandığında isim, konu, tarih, yazar, müşteri, ilgili gibi türlü ayrıntıda bilgilerle ulaşabilmek için kullanılan sistemdir. Elektronik doküman yönetim sistemleri bunlara ek olarak dosyaların içeriğinden indekslenmemiş metinleri de bulmak gibi harika bir özellik sunar.
|
 |
Doküman Yönetim Sistemi (DYS) neden kullanılmalıdır?
- Dokümanların ortak bir veri deposunda toplanması ile de yönetilebilir, kolayca arşivlenebilir güvenli ortak bir Kurum Hafızası oluşturmak.
- Oluşturulan dokümanların kontrolü ve veri tekrarlarını önlemesi ile gereksiz doküman yığınlarını engelleyerek, içerik açısından doküman kalitesinde artış sağlamak ve maliyetleri düşürmek.
- Kurum içi işlemlerin tüm aşamalarında, bilgi akışına olanak veren iş akışı yönetimini sağlamak.
- Tanımlı iş akışı yolları ile aşama aşama dolaşım esnasında tıkanan, onaylanmayan noktaları dahi izleyerek, gerektiğinde müdahale ederek dokümanların zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaşımını sağlamak.
- Kritik iş uygulamalarında daha güçlü ve verimli takım çalışması oluşturarak kurum hizmet kalitesini arttırmak.
- Kurumsal düzeyde veri ve içerik bütünlüğünde artış ve uyum ile olaylara karşılık vermeyi hızlandırmak.
|
 |
